一、籌備展會需要準(zhǔn)備什么

下面是展會策劃的一些相關(guān)知識，希望對你有所幫助。

會展預(yù)備階段的文案簡介

一、 會展預(yù)備階段的文案的概念：

會展預(yù)備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進(jìn)行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。

二、 會展預(yù)備階段的文案種類：

一般來說，會展預(yù)備階段的文案包括展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進(jìn)度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費(fèi)用預(yù)算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等。

第二節(jié) 會展預(yù)備階段的文案寫作

一、《展會立項策劃書》的寫作

（一）《展會立項策劃書》的概念：

所謂展會立項策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容， 主要包括：展會名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進(jìn)度計劃．現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等。

《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對以上各項內(nèi)容的歸納和總結(jié)。

（二） 展會立項策劃書的內(nèi)容結(jié)構(gòu)：

一般地，《展會立項策劃書》主要包括以下內(nèi)容：

1、 辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。

2、 提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等。

3、 展會價格及初步預(yù)算方案。

4、 展會工作人員分工計劃。

5、 展會招展計劃

6、 展會招商計劃。

7、 展會宣傳推廣計劃。

8、 展會籌備進(jìn)度計劃。

9、 展會服務(wù)商安排計劃。

10、 展會開幕和現(xiàn)場管理計劃。

11、 展會期間舉辦的相關(guān)活動計劃。

12、 展會結(jié)算計劃。

二、關(guān)于中日茶文化比較研究計劃書

可以就茶文化這一文化形式在中日兩國國內(nèi)文化層面的社會地位現(xiàn)狀——從國民茶文化認(rèn)知（文化價值認(rèn)同）、該種文化形式的社會功能角色以及其傳承傳播等情況進(jìn)行一定程度的探索。動機(jī)和目的大致歸為“傳統(tǒng)文化形式今天的發(fā)展道路”或“如何繼承和弘揚(yáng)優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化價值”

三、2013首屆青島茶博會|城陽茶博會，時間，地點(diǎn)？

?2013首屆青島(城陽)國際茶文化博覽會暨紫砂工藝、紅木家具、收藏精品展

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時間：2013年9月13-16日（周五-周一）

地點(diǎn)：山東國際農(nóng)展中心（新展館，城陽區(qū)文陽路）

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展會主題：弘揚(yáng)茶文化，發(fā)展茶經(jīng)濟(jì)，培育茶品牌！

四、展會進(jìn)度時間表怎么安排時間的

你好，

展會安排可以如下，可供參考，希望對你有幫助，

一、 計劃立項

1、 工作時段安排；包括可行性報告分析、實(shí)施的具體方案、宣傳費(fèi)用計劃表。

（1）包括可行性報告分析立項的條件；進(jìn)行市場調(diào)查

對行業(yè)而言項目的利潤增長點(diǎn)是否夠大

地域性的考慮。要結(jié)合本地的實(shí)際特點(diǎn)，立項要符合當(dāng)?shù)氐牡貐^(qū)性。

時間性或者季節(jié)性的考慮。項目內(nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類的。

同時時間上要考慮避免國內(nèi)知名展會的沖突。

（2）實(shí)施的具體方案

（3）宣傳費(fèi)用計劃表

A、廣告時間段的投入

以4-6個月為例，一般的廣告投入時間段為：項目開始（前兩個月）為總宣傳費(fèi)用的10%~20%[在專業(yè)媒體上投入]；三個月左右，重點(diǎn)投入為總宣傳費(fèi)用的30%~40%[主要在專業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展前一個月，為總宣傳費(fèi)用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業(yè)媒體]

B、廣告投放的形式

戶外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間）

雜志報紙媒體廣告（主要是專業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行）

2、 尋找主辦單位。

（1）主辦單位的條件：在當(dāng)?shù)匾袡?quán)威性、知名度等

（2）合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務(wù)，費(fèi)用形式為展會利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，采用一次性付款。

3、申請各種批文

4、場地聯(lián)系

以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行大眾性的展會,主要是引起百姓關(guān)注的;而國際會展中心主要進(jìn)行專業(yè)性的展會.

5、聯(lián)系宣傳媒體

（1） 對象：專業(yè)媒體和大眾媒體

（2） 方式：直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。

6、制作邀請函（已經(jīng)附）

7、建立客戶名錄（通過會刊收集和雜志、網(wǎng)站等）

二、 實(shí)施招展

1、 招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等

2、 招展的步驟：

（1）發(fā)布信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發(fā)給客戶名錄中的單位）

（2）跟蹤拜訪（找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人）

A、在對方收到邀請函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產(chǎn)生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）；

針對第一種客戶：

問清客戶需求

要求進(jìn)一步促成購買

愉快地答應(yīng)客戶的

針對第二種客戶：

了解客戶拒絕的原因

為面談作好準(zhǔn)備

二次面談

向客戶推薦下一屆展覽會

要求客戶介紹其它客戶

保持關(guān)系，待以后聯(lián)系

針對第三種客戶：

問清客戶需求和異議

進(jìn)行第二次拜訪

消除顧客顧慮

3、招展中用到的文書：項目邀請函、展位確認(rèn)書、參展商指南

三、 實(shí)施招商

（1） 在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉(zhuǎn)換成參觀商

（2） 通過媒體可以間接招來一些參觀商

（3） 主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場進(jìn)行專業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請；打電話邀請。

（4） 組辦單位為展會提供的工作

四、 相關(guān)活動

展覽會的相關(guān)活動，是指研討會、技術(shù)交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會的形象與檔次。

五、 展會現(xiàn)場

（1） 布展：參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運(yùn)輸?shù)?/p>

（2） 開展：現(xiàn)場的協(xié)調(diào)；觀眾的組織；配套的服務(wù)等

六、 展會后的控制工作

包括參觀參展的意見反饋等，后期了解工作

希望對你有幫助~！